Cómo Presupuestar Servicios Profesionales: un Caso Práctico Paso a Paso

Paso a paso como armar la planilla de calculo que le permitirán armar sus costos para presupuestar servicios.

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En la primer parte de esta nota: Costos de servicios profesionales, he explicado las consideraciones que tuve en cuenta y la metodología empleada para el cálculo, por lo tanto, paso ahora a desarrollar un ejemplo práctico.

Vamos a seguir el análisis del costo horario de un estudio de diseño y cómo, una vez armada la estructura básica, podemos ir ajustándola para adaptarla a cada realidad.

Tener este proceso en una planilla costos-servicios (puedes descargar la hoja de cálculo de este ejemplo haciendo click derecho sobre el enlace y seleccionando guardar archivo como), nos permitirá analizar distintas combinaciones de insumos, localizaciones, contratación de mano de obra, incidencia impositiva, etc, y ver como las mismas afectan nuestros costos y, por lo tanto, el costo de nuestros servicios profesionales.

Tipos de Costos

Antes de comenzar, clasifica tus costos. Es práctica común dividirlos en costos fijos, variables y semifijos. Quienes producen productos, suelen dividir según la forma de imputación a la unidad de producto, en:

  • costos directos: aquellos cuya incidencia monetaria en un producto o en una orden de trabajo puede establecerse con precisión, por ejemplo: jornales, materia prima,
  • costos indirectos: los que no pueden asignarse con precisión; por lo tanto se necesita una base de prorrateo como seguros, lubricantes, etc.

Para el caso que estamos analizando (descargar excel) yo tomé como base de cálculo 1620 horas facturables por año, lo que equivale a 135 mensuales. La cantidad de horas depende de cada actividad, pues hay actividades con más tiempos muertos que otras.

Luego agrupé los gastos en las siguientes categorías: gastos de oficina, equipamiento, otros insumos directos, gastos de personal (entre los que se encuentra mi trabajo directo), gastos varios y los gastos relativos a la comercialización.

Por favor no pierdas el tiempo analizando la validez de los números, esta planilla fue elaborada hace muchos años y para otra realidad económica, lo importante no es si el costo de teléfono es $50 o 100, tú lo llenarás con tus valores.

Fíjate también que yo utilicé esta misma hoja de cálculo para analizar las implicancias económicas de mudar mi oficina, comparando las 2 localizaciones, pude analizar si era rentable cambiar a una localización bastante más cara. Con un conocimiento muy básico de Excel® o cualquier otra hoja de cálculo, tú misma puedes explorar diversas combinaciones muy fácilmente.

Planilla de Cálculo: paso a paso

Para este análisis he mensualizado algunos costos que son bimensuales o no tienen un ritmo exacto. A tal efecto se agregaron las 2 primeras columnas: Cantidad y Precio Unitario.

Por ejemplo, en los gastos de oficina podemos ver que el teléfono se pagaba cada dos meses, por eso Cant.=0,5, el resto de los gastos que vienen mensualmente, están afectados por un coeficiente =1. También puede servir para prorratear costos si compartes oficina con otra persona o, por ejemplo si trabajas en casa (afectando una parte al consumo personal y otra al profesional).

Pués si trabajas en tu casa, igual debes considerar gastos de oficina, para ellos puedes asignarle un valor a Cantidad, digamos 0,4, significa que usted va a considerar el 40% de los gastos de alquiler o hipoteca (y si eres propietaria asigna un valor correspondiente a un alquiler de un espacio similar) a tus costos comerciales.

En cambio, si vemos la parte de insumos, el ítem: papel Tabloid HP está afectado por un coeficiente de 0,25, lo que significa que cada 4 meses era necesario comprar una resma de ese papel. Estos números salen de la experiencia práctica, si tu equipo es nuevo, utiliza los números que provee el fabricante, luego, a medida que lo vas usando, puedes hacer correcciones.

Volvamos ahora al grupo anterior, en este caso el equipamiento de computadoras e impresoras. A la derecha de esta planilla, se puede ver una columna auxiliar donde llevaba la cuenta de las suscripciones a revistas, otra en donde tenía la lista de cada computadora desglosada por componente.

Cada vez que variaba la lista, ya sea que agregaba un equipo o lo retiraba, la planilla principal se actualiza sola. En prorrateo equipos, puede ver como toma los datos de la celda L35 y los divide por 36 meses, pues en mi trabajo, 3 años es la vida útil de un equipo y a veces menos.

También señalando la celda D19, puedes observar como los costos de seguro se calculan solos en función de tomar el valor mensual de los equipos y afectarlos por el % que nos diga nuestra compañía de seguros.

El grupo: Trabajo propio y de terceros, no necesita demasiada explicación. Pero ten en cuenta que si quieres comenzar a organizar tu trabajo seriamente, no dejes nunca de asignarte un sueldo o retiro como si fueras un empleado, pues si el mes vino malo, aún tienes que vivir y seguramente tus hijos tienen la mala costumbre de comer todos los días, ¿no?

Los otros ítem creo que no necesitan mayor explicación. Tenemos entonces la suma de todos los costos directos. Ahora lo que necesitamos calcular es la tasa de marcación, que es el coeficiente que tenemos que aplicar a nuestros costos para obtener el precio de venta.

Calculando la Tasa de Marcación

Esa tasa de marcación se calcula de la siguiente manera: primero sumamos todos los costos de comercialización (comisión de venta, impuesto a las ganancias, gastos financieros, etc); luego establecemos un margen de utilidad (nuestra ganancia, además del sueldo que nos asignamos anteriormente), ten en cuenta que en muchos países e industrias un 20% es el margen de ganancia habitual. Te sugiero que investigues un poco, pues si pones el margen equivocado, puede que el negocio no resulte rentable o que quede fuera del mercado por precios altos.

Sumando los costos de comercialización y la ganancia que queremos obtener, tenemos un primer coeficiente (ve la fórmula situando el mouse sobre la celda). Para obtener la tasa de marcación restamos a 100 el coeficiente anteriormente calculado y luego lo dividimos por 100.

Listo, ya tenemos la tasa de marcación que tenemos que aplicar a nuestros costos totales para tener el precio de venta o la facturación mensual necesaria para solventar nuestros gastos, pagarnos un sueldo, pagar los impuestos y quedarnos con un margen de ganancia.

En el ejemplo fíjate en la celda D63 (el costo total se divide por la tasa de marcación), ahora sólo resta dividir esa cifra por las 135 horas facturables por mes.

Fíjate que debajo de la planilla dice Postura de mínima rentabilidad: ahí, a medida que cambio los márgenes de ganancia o algunos de los coeficientes de comercialización puedo ver, sin tocar los gastos, el nuevo cálculo.

Puedes descargar una planilla excel operativa, borra los números pero no las fórmulas y en un minuto podrás comenzar a jugar con tus propios números, y no te rías de los míos, eh.

En resumen

  • Suma todos sus costos directos desagregándolos en categorías= Costos totales
  • Suma todos sus costos de comercialización y relaciónalo con el margen de utilidad deseado= Tasa de marcación
  • Aplica la tasa de marcación a los costos totales = Facturación mensual
  • Divide la facturación mensual/horas mensuales = Tarifa horaria

En la próxima entrega nos ocuparemos de la planilla de cash flow o flujo de fondos.

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  • Jesus Rafael Curiel Penso

    Soy Ingeniero Civil de la Republica de Venezuela y me parece muy interesante el articulo de la Arquitecto Chauvin, pero no he podido bajar el archivo Excel, me lo pueden enviar a jcurielp@hotmail.com o jcuriel.penso@gmail.com? les sabre agradecer