Como Mantener la Productividad Durante la Pandemia

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Mujer con reloj en mano, preocupada por mantener productividad durante pandemia

Sin duda la crisis por la pandemia es la situación caótica e inesperada más global en la que nos hemos visto involucrados. No había forma de prever algo de esta magnitud ni teníamos
idea de que fuera necesario estar preparados para una crisis de este impacto.

Sin embargo, ante el caos es necesario tener la habilidad de formar un nuevo orden para seguir adelante. Pero ¿cómo sabes dónde empezar cuando todo parece de urgencia?, ¿sabes cómo apalancarte de la ayuda de otros?, estás bien aprovechando la oportunidad de trabajar desde casa?

3 Tips para Mantener la Productividad durante la Pandemia

Existen algunas herramientas que te ayudarán como base para reestructurar tu plan de ataque, las cuales no solo te ayudarán en una crisis global, sino en cualquier desvío de orden y necesidad de organización inesperada.

1. Prioriza con confianza:

El primer paso puede ser el más obvio, pero simplemente no podemos dejarlo de lado: mantén la calma. Por mucho que te esfuerces, una mente en caos no verá claridad. Para ello, evita tomar decisiones inmediatas. Tómate un momento hasta que logres despejar tu mente y te permitas analizar la situación pausadamente.

Mi recomendación más inmediata es que categorices las tareas en aquellas que se encuentran más cercanas a aquél objetivo de tu equipo y /o empresa que le genere rentabilidad.

Objetivos que generan rentabilidad pueden ser o generadores de ingresos, o ahorradores de costos. Todas las organizaciones, departamentos y roles en cualquier empresa privada tienen siempre actividades que tarde o temprano le generan a la empresa cualquiera de estas dos vertientes, o incremento de ingresos, o disminución de costos.

En esta pandemia, estas dos primicias se mantienen, dado que el objetivo último de cualquier empresa en el entorno actual es no solo sobrevivir, sino estabilizar su flujo de caja, indicador último de la rentabilidad de la empresa.

Una vez dicho esto, empieza dándole tu tiempo y atención a aquellas actividades que se encuentren más cercanas a generar rentabilidad, seguidas de aquellas que si bien también la generan, hay al menos un paso intermedio. Finalmente a aquellas que estén como máximo dos pasos alejados.

Otro enfoque que puedes ocupar, es el siguiente. Una vez que te sientas despejada identifica los elementos que cambiaron a tu alrededor y categorízalos entre aquellos que representan un problema inmediato y aquellos a mediano o largo plazo. Esta categorización te ayudará a definir qué necesitas atender primero.

Si decides seguir esta aproximación y para facilitar la organización de problemas, mi recomendación es hacer uso de la matriz Eisenhower. Este sencillo ejercicio te permitirá identificar prioridades.

El formato consiste en cuatro cuadros o cuadrantes:

  • Primer cuadro: Contiene las tareas más importantes y urgentes. Son aquéllas que deberán ser atendidas de inmediato.
  • Segundo cuadro: Incluye tareas importantes pero menos urgentes.
  • Tercer cuadro: Son tareas urgentes pero menos importantes.
  • Cuarto cuadro: Engloba las tareas de menor urgencia y también menor relevancia.

Matriz Eisenhower, esquema para identificación de prioridades.

Matriz Eisenhower, esquema para identificación de prioridades.

Una vez que hayas identificado en qué parte de la matriz encaja cada uno de los pendientes a los que te enfrentas, podrás trabajar en un plan de acción para cada una de ellas.

Algo elemental tras definir y priorizar un problema será enfocarte en la solución. Podrías dar vueltas por horas sobre el problema, de dónde y como surgió, sin embargo definir esto no ayudará a solucionarlo.

También será importante tomar acciones de prevención inmediatas. Ojo, no se trata de tener la solución definitiva, pero sí frenar el riesgo con acciones de cautela.

Además, si has pasado por una situación similar, considera cuáles fueron los resultados en aquel momento. Evita repetir errores sobre experiencias que ya conoces.

Por último nunca sueltes la comunicación. Mantén informados a los involucrados (equipo de trabajo, clientes, familia…) y asegúrate de que todos están al tanto del plan de acción para ir juntos en una misma dirección.

2. Apaláncate al delegar efectivamente:

Vida solo hay una, y por muy temprano que te levantes, el día no te dará más de 24 horas. Es por eso que, si sientes que te faltan manos y horas para cubrir tu lista de pendientes, probablemente te haga falta delegar.

En el libro Hidden Value: How Great Companies Achieve Extraordinary Results with
Ordinary People, sus autores describen que cuando los líderes delegan, se detecta un aumento de productividad, moral y compromiso por parte del equipo.

¿Sabes cuándo entregar trabajo a otros? ¿Sabes identificar cuáles tareas debes mantener en tu control y cuáles no? Haremos aquí una revisión rápida en conjunto para determinar si estás haciendo más trabajo del que puedes manejar por ti mismo y si conoces cuándo y cómo delegar al resto de tu equipo.

La primera pregunta podría ser la más sencilla. Simplemente hace falta detenernos un momento a reflexionar: ¿estamos logrando cumplir con todas las tareas que nos proponemos en tiempo y forma? Si tu respuesta es no, acabas de confirmar que necesitas delegar.

“Si quieres hacer un par de pequeñas cosas bien, hazlas tú mismo. Si quieres hacer cosas geniales y tener un gran impacto, aprende a delegar”, dice John C. Maxwell, autor de
Developing the Leaders Around You, según HBR.

Ahora podemos pasar a la segunda cuestión. Porque hay responsabilidades que nadie puede hacer mejor que tú. Para identificar qué responsabilidades debes de mantener y cuáles no, revisa si hay alguien en tu equipo que pueda hacer esa misma tarea igual de bien o incluso mejor que tú.

Para elegir a un nuevo responsable, será importante que no solo pongas atención en quien tiene la capacidad de tomar esta tarea, sino también quién está realmente dispuesto e interesado en ella. Así, garantizarás que el nuevo responsable asuma la asignación por completo

Al delegar, es importante también que no solo pases a alguien más la ejecución de una tarea, sino que con ella delegues la responsabilidad que recae en la misma. Al hacer esto, te habrás librado de un pendiente, y adicionalmente habrás motivado a tu colega a crecer.

Sin embargo, es importante que consideres que al delegar necesitas tener muy claro en qué consiste la tarea y responsabilidad que entregas y cuáles son tus expectativas al respecto.

Mientras más claridad tengas con la otra persona sobre lo que debe hacer y los resultados que se esperan de ella, mejor podrá ejecutar. Recuerda que si quieres que se hagan las cosas como a ti te gustan, debes de comunicar cada detalle de las expectativas.

Sabemos que soltar puede ser difícil y que incluso llega a generar ansiedad. Pero recuerda que tu equipo de trabajo está ahí para juntos ser más fuertes y precisos. Tanto así que un
estudio realizado por Gallup en 2015 demostró que las compañías lideradas por directivos que saben delegar de manera efectiva, crecen más rápidamente e incluso generan más ganancias y empleos.

3. Planifica tu HomeOffice con estas 9 estrategias:

Mientras que trabajar desde casa resulta una medida útil para evitar contagios, también representa un ambiente lleno de distractores. Familiares pueden acercarse a conversar creyendo que estamos disponibles, y nosotros mismos podríamos caer en la tentación de aprovechar el tiempo para resolver algunos pendientes en el hogar en lugar de trabajar.

Es por esto que si tu empresa te ha dado la opción y estás continua o esporádicamente trabajando desde casa, aquí te damos 9 recomendaciones para que tu nuevo entorno laboral no afecte tu productividad y que el home office resulte tan o hasta más eficiente que tu visita a la oficina.

– Distribuye tu día laboral en tres bloques. Para mayor productividad durante tu jornada laboral define un espacio para videoconferencias (juntas) y/o llamadas; otro bloque será para trabajo concentrado individual; y el tercero lo necesitarás para atender pendientes de otros y mantener la comunicación a través de email y Whatsapp, por ejemplo.

– Sigue una rutina como en la oficina. Aunque no salgas de casa, asegúrate de mantener los mismos horarios que en la oficina. Esto significa que llegarás a sentarte frente a la computadora como lo haces en el trabajo y que tus tiempos laborales se mantendrán como en tu día a día regular.

– Define un lugar específico para trabajar que asemeje tu entorno profesional. Evita trabajar recostado en la sala o en la cama, esto te hará menos eficiente. Te mostramos una guía para armar tu home office.

– Vístete profesionalmente. Aunque podría sonar tentador trabajar en pijama, será mejor que te vistas como cualquier otro día laboral. Esto te hará sentir en un entorno más serio y además, en caso de tener una videollamada, estarás listo para aceptarla sin lucir poco profesional.

– Establece reglas con tu familia. Si hay familiares en casa, asegúrate de comunicarles que aunque te vean en casa no estarás disponible durante el horario laboral. Así podrás evitar distracciones que en la oficina no tendrías.

– Aprovecha el tiempo que ahorras al no estar en el tráfico para hacer una actividad que te regenere, como hacer ejercicio o meditar.

– Toma descansos valiosos. Porque nadie puede trabajar 8 horas continuas sin descanso, aprovecha esos breaks para levantarte de la silla y recobrar energía. Cocina una comida más completa, o simplemente toma unos minutos para regar las plantas o pasear a tu perro. Pero recuerda, administra tus breaks como pausas planeadas y no distracciones continuas.

– Evita las llamadas y chateo constantes. Aunque entendemos que necesitas estar en comunicación con el resto del equipo, establece tiempos para hablar con cada uno de ellos. Reúne toda la información que quieras solucionar, para que en una llamada, un mensaje o un correo abordes todos los pendientes.

– Fija bloques de 25 minutos de productividad. Dentro de este tiempo evita cualquier distractor, incluyendo el correo electrónico y celular. Procura únicamente tomar descansos de 5 minutos para ir al baño o tomar un poco de agua. Una vez pasado este tiempo, reconecta con el mundo exterior.

– Establece un horario de salida. Al hacer home office puede resultar tentador trabajar horas extras. Evita el desgaste y establece y cumple horarios fijos de entrada y salida.

Ahora sí, ¿listas para enfrentar la crisis?

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Itzel Guillén es referente en productividad, organización y balance del tiempo, fundadora de Nolling Productivity Experts. Desde 2009 ha ayudado a empresas a gestionar mejor sus cargas laborales, ser más productivos y alcanzar sus objetivos. Su amplia experiencia le ha permitido colaborar con empresas de renombre en México y EE.UU., como BBVA, Roche, BIC, Liverpool, Novartis, Banorte, Redwood School, entre otros.