Como Mantener la Casilla de Emails Bajo Control

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Si por casualidad vive en el hemisferio sur, la primavera está cada vez más cerca. Y con ella llega, al menos para mí, la necesidad de poner las cosas en orden.

Guardar la ropa de invierno, sacudir las alfombras, preparar el jardín para quienes tienen la dicha de tener uno, probarse la ropa que no entra (mmm, como comemos durante el invierno…) y ¿por qué no? Limpiar la casilla de emails.

No sólo la casa requiere orden, también la oficina y la vida personal. Mirar la casilla de emails, confieso, me causa estremecimiento.

Uno de los mayores problemas de la vida actual es la cantidad de spam que recibimos diariamente. Por más que pongamos en práctica una sólida estrategia anti-spam, es la maldición diaria. Durante bastante tiempo, en mi casilla de correo había más de 6000 emails! Pues guardaba todo para leer después, lo que casi nunca ocurría.

Es bastante común ver en otras computadoras cientos y hasta miles de emails desparramados en la casilla de entrada (in-box), la de enviados (Sent) y la de borrados (Deleted o Trash). Quizás tanto amontonamiento no le causen problemas, pero tarde o temprano notará que el programa tarda en abrir y trabaja más lento.

Conviene aclarar que cuando selecciona un mail o varios juntos (se pueden seleccionar varios emails contiguos manteniendo apretada la tecla shift o seleccionar emails que no están contiguos manteniendo apretada la tecla ctrl.) y presionamos borrar o delete, esos mensajes van a la carpeta Delete o Trash pero no desaparecen para siempre; si abre la carpeta, ahí estarán hasta que los selecciones y aprete nuevamente Delete o vacie el tachito de basura.

Estrategias de manejo de correo electrónico

Comience la limpieza primaveral por la carpeta Delete, si tiene emails bórrelos de una vez, sino ¿para qué los mandó a esa carpeta?

Instale un programa como SpamPal que intenta reconocer el spam y automáticamente lo envía a una carpeta especial. Una vez allí verifique que no halla errores, que lo que fue identificado como spam lo sea.

Toma un poco de práctica pero le juro que si parece spam, huele a spam, tiene un texto en el subject sospechoso, 99% de probabilidades que sea spam: a la basura directo. Si no es spam, entonces entrene a su programa para reconocer ese correo y así, la próxima vez, no lo confunde con basura.

Una vez que descartamos el correo no solicitado, tenemos que concentrarnos en eliminar lo que ya no usamos y no necesitamos guardar. Esta es mi estrategia: ver la misma información de diferente manera e ir descartando en cada paso.

Carpeta InBox

  • En la carpeta InBox presente la información por remitente. Para ello haga click sobre la etiqueta From. De ésta manera tiene ordenada toda la correspondencia con una persona, borre lo que ya no le sirve.
  • Ahora ordene por año (Received) y descarte. ¿Necesita guardar ese chiste de 1999?
  • Repita 1 y 2 a ver que más puede tirar.
  • Si quiere comprobar sus logros, revise la carpeta Delete, seleccionado un mail y apretando Ctrl. A seleccionará todos los mails, con el botón derecho del Mouse seleccione marcar como no leídos. Así podrá ver la cantidad exacta de emails que borrará. ¡Qué maravilla cuánto orden!

Carpeta Sent

  • Acá también es conveniente ordenar primero por destinatario (etiqueta To). Si una persona contestó un mensaje que le envié, entonces borro los más viejos en la conversación, pues al responder, si la persona deja el mensaje anterior, en el último envío suele estar la totalidad de la conversación. Verificar.
  • Si el mail es muy importante, entonces lo mejor es guardar una copia del mismo aparte, fuera del programa de correo, en la carpeta del cliente o como sea que tenga organizada su PC.
  • Un último intento de borrar aún más archivos innecesarios: Ordene los mensajes, tanto los enviados como los recibidos, por la etiqueta attachement. ES la que muestra un ganchito de oficina, señalando que hay un archivo adjunto. Puede borrar unos cuantos archivos más, ¿verdad que sí? ¡Y de los más pesados!

Una vez que borramos y limpiamos la casilla, nos queda compactar los archivos. ¿Para qué? Porque lamento decirle que no han sido borrados del todo, aunque no podamos accederlos, ocupan espacio. Para recuperar ese espacio y ganar en performance, necesitamos compactar las casillas.

Para compactar las casillas en el Outlook: Menú File>Folder>Compact all folders. También puede seleccionar una carpeta en particular y compactar sólo esa, File>Folder>Compact fólder.

En el programa Eudora podemos compactar las carpetas así: Menú Special>Compact Mailboxes.

También existen programas que nos permiten guardar los mensajes de correo en bases de datos, pero eso ya es objeto de otra nota.

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La Arquitecta Silvia Chauvin es editora de Mujeres de Empresa, escribe sobre temas de tecnología y redes sociales.