Como Hacer una Presentación Destacada con Diapositivas

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Como Hacer una Presentación con Diapositivas

La semana pasada hablábamos dela importancia de ensayar la presentación, esta semana vamos a centrarnos en el material audiovisual, específicamente en cómo hacer una presentación con diapositivas.

Uno de los desafíos mas difíciles en una presentación es contar con un apoyo visual adecuado, uno que represente adecuadamente el tema y atrape la atención de los oyentes pero sin distraerla de la persona que da la charla o conferencia.

En la misma nota comentaba que años atrás en mi estudio de diseño gráfico el diseño y producción de diapositivas era una de mis principales fuentes de ingresos.

En mi caso, fue un sector de negocio que murió con el advenimiento de las laptop o notebook que permitían proyectarlas y el trabajo de hacerlas se derivaba a la secretaria. Por supuesto ahora con una tablet te las arreglas muy bien o directamente conectando un dispositivo usb al proyector.

Pero el trabajo de preparar una presentación no se reduce a tipear su contenido en alguna plantilla gratuita que provee una de los múltiples programas de presentación disponibles (Power Point, Keynote, Google Slides, Prezi, Haiku Deck, Powtoon, etc, etc.), como mucha gente cree.

Para que realmente una presentación con diapositivas sea un recurso didáctico es necesario que cumpla ciertos requisitos de diseño visual y de planificación de su contenido. Ambos trabajan juntos para que tu presentación se destaque, sin embargo, para explicarlos mejor vamos a dividir estos consejos en dos secciones.

Guía de Diseño Visual Para Hacer Diapositivas

1. La diapo es una ayuda visual
2. Consistencia visual y estilo
3. Usa una paleta de colores coherente
4. Elige la Tipografía adecuada
5. Y el tamaño legible
6. Utiliza ayudas visuales
7. Haz uso de los espacios en blanco

La diapo es una ayuda visual

Te sirve a ti para guiar tu charla pero principalmente sirve para que tu audiencia tenga una guía donde se destaquen los puntos claves.

Para que la audiencia no se distraiga y se pierda, el diseño debe apoyar el contenido, no adecuarse de el.

En otras palabras, minimiza el “ruido” para que el público no tenga problemas en captar tu mensaje.

Y en cuanto la estilo de la misma, tienes que tener en cuenta tanto a tu público como a tu mensaje, ambos deben ser coherentes. No es lo mismo dirigirse a las Naciones Unidas que a un grupo de jóvenes.

Usa una plantilla

Ya sea que uses una plantilla gratuita, comprada o diseñada especialmente para la ocasión, debe ser la misma a lo largo de toda la presentación.

Ante las numerosas opciones disponibles de diseño de plantillas es bueno recordar el Principio de Goldilocks que dice que se puede alcanzar “bienestar psicológico” cuando se logra un equilibrio entre complejidad y simplicidad.

Tu logo siempre debe estar en el mismo lugar y tener el mismo tamaño.

Cuando comenzamos a ingresar nuestro contenido en la presentación a veces sucede que nuestra plantilla comienza a no encajar adecuadamente.

¿Qué hacemos entonces? Si vemos que nos equivocamos y la plantilla no es adecuada para nada, lo más sensato es cambiarla.

Pero si sólo tenemos problemas de ajustes, entonces es importante hacer esos ajustes en la plantilla y no en cada diapo. Esto es particularmente importante porque si tenemos que hacer un ajuste de último momento como, por ejemplo, podría ser cambiar la tipografía porque la que usamos no se encuentra en el equipo que usamos para proyectarla, no tenemos que ir diapo por diapo, en un segundo hacemos el ajuste en la plantilla y santo remedio.

Si bien en otro apartado veremos los esquemas de colores, piensa que si tienes colores corporativos, sería conveniente emplearlos.

¿Dónde encuentras plantillas para Powerpoint o Google Slides?

Acá te dejo algunos sitios interesantes.

Plantillas gratuitas
  • Slides carnival: Para PowerPoint y Google Slides. Clasificadas por color o presentación (formales, inspiradoras, creativas, etc)
  • Showeet: Otro repositorio de plantillas muy creativas.
  • TemplateWise: Tiene una gran colección de templates que se distinguen por usar iconos y gráficos en vez de fotos.
Plantillas de pago
  • Envato Graphics: Aquí vas a encontrar plantillas profesionales para PowerPoint, Keynote y Google Slides, todas clasificadas por temática. Precio promedio entre US$ 5 a 15.
  • TemplateMonster: Te permite buscar por categorías, por características, por precio, etc. Misma gama de precios que el otro proveedor.

Uso de una paleta de colores coherente

Si tienes colores corporativos, es una buena base para comenzar. Pero lo principal es adoptar una paleta y mantenerla en toda la presentación.

Pero si tienes dudas para elegirla déjame decirte que tienes que comenzar haciéndote algunas preguntas:

  • ¿cuál es la impresión que quieres causar en tu audiencia?
  • ¿quién es mi público?
  • ¿de qué tema voy a hablar?

La paleta de colores que elijas es una herramienta muy potente para crear una atmósfera adecuada. Desde ese punto de vista podemos dividir a los colores en 3 grupos:

  • Neutros: Blanco, negro y gris
  • Cálidos: En la rueda de los colores se ubican desde el verde al fucsia rosado. Integran el universo de los verdes y azules. Comunican calma y relajación.
  • Fríos: Del rojo-violeta al amarillo-anaranjado. Comunican pasión, calor, alegría, energía.
Paleta de colores mostrando los colores calidos y los frios
Paleta de colores mostrando los colores calidos y los frios

En Internet hay disponibles varias herramientas que nos pueden ayudar a encontrar buenas combinaciones de colores y así armar nuestra paleta. Veamos su uso en este video.

17 herramientas útiles y gratuitas para armar paletas de colores para usos múltiples

  • RGB-to-Hex Converter
  • RGB to
  • Color Hunt
  • Color Hunter
  • Color Scheme Designer
  • Adobe Color CC (Antes Adobe Kuler)
  • Adobe Capture: Es una App que te permite subir una imagen (por ejemplo tomando una foto) y que enseguida te genere su paleta de colores. Trabaja muy bien en sintonía con Adobe Color CC.
  • Color Supply: Te permite además ver paletas armadas por profesionales
  • Color Lisa: Tiene la particularidad de tener paletas extraídas de obras de arte ingresando por artista.
  • Cinema Palletes: Tiene la particularidad de analizar las paletas de colores usadas en el cine es muy útil para hacernos una idea del tipo de clima que se puede crear eligiendo los colores apropiados.
  • Data Color Piker
  • BrandColors
  • Peculiar: Esta web es bastante curiosa, introduces un término y te sugiere colores relacionados. Creo que puede servir como punto de partida para crear la atmósfera.
  • Color Hexa: Proporciona información sobre cualquier color y genera paletas de colores para tus diseños (como esquemas de colores complementarios, análogos, triádicos, tetradicos o monocromáticos).
  • Desing Seeds: Esta herramienta está organizada en categorías: colores, estaciones
  • LOL Colores: Esta herramienta está pensada principalmente para páginas web. Y eso es un beneficio añadido dada la similitud de problemas entre una web que se ve en un monitor y una diapo, sobre todo la necesidad de un buen contraste entre el fondo y la tipografía para aportar legibilidad.
    Las paletas están hechas por su equipo en función de su extensa experiencia en la industria del diseño web.
  • Color Spire: Otra herramienta especialmente pensada para crear paletas para diseño web, pues incorpora una especie de constructor con los diferentes elementos de un sitio web. La particularidad de esta herramienta es que una vez creada tu paleta de colores, te permite obtener una vista previa de tus combinaciones de colores en tiempo real y ver si los colores funcionan bien juntos.

Dado que hablamos de diapositivas, es necesario que al ser proyectadas, los textos se distingan perfectamente de los fondos, o sea que tengan un buen contraste. Los fondos oscuros con tipografía clara ofrecen el mayor contraste. Más adelante te mostramos cómo comprobar el contraste entre tipografía y fondo.

Una vez que tienes elegido el color base, lo siguiente es pensar que esquema de colores le viene mejor a tu presentación.

Según la teoría del color estos esquemas son:

  • Monocromático
  • Análogos
  • Complementarios
  • Tríada
Esquema monocromático

Es cuando usamos un color en varios tonos o matices. Un esquema sencillo y sin vueltas, aun si fueras un desastre combinando colores, este esquema no falla nunca.

esquema monocromático de color

Esquema de colores análogos

Los colores análogos son los que están contiguos en la rueda de color. Además puedes agregar matices de esos mismos colores para darle un poco mas de variedad.
Comunica una sensación de armonía y es agradable de ver. Otra fórmula sin riesgos.

esquema de colores análogos

esquema de colores complementarios vibranEsquema de colores complementarios

Son los colores que se encuentran situados uno frente al otro en la rueda de color. Rojo-verde; amarillo-violeta; azul-naranja.

Presentan el contraste extremo, puestos uno al lado del otro, parecen vibrar.

Acá la cosa se pone difícil, muy difícil.

Es una fórmula riesgosa, a algunos les va a gustar pero a la mayoría les va a apuñalar la vista.

Usala a tu propio riesgo…

Esquema de triada de color

Es la que forman tres colores ubicados a la misma distancia unos de otros en la rueda de colores, por ejemplo: verde, naranja, violeta. Acá tenés que ser muy pero muy hábil en el uso del color, en caso contrario tu presentación puede tornarse un circo.

Elección de la Tipografía adecuada

No te tientes y presentes un festival de tipografías o colores. De nuevo el mismo consejo: Simplifica y se coherente. En general, menos es mas.

Las tipografías no son elementos decorativos, las diferentes familias tipográficas comunican diferentes emociones.

Por ejemplo fíjate en esta publicidad de Adobe: un mismo texto, dos tipografías, dos emociones bien distintas.

el mismo texto, diferentes tipografías, diferente significado
Fuente: Adobe latinoamérica

Haz pruebas con un texto de tu presentación y fíjate cuál comunica mejor.

Algunos sencillos consejos

No uses mas de 2 familias tipográficas en la misma presentación. Puedes usar una para los títulos y otra para el resto del texto

Las fuentes sans serif (llamadas también de palo seco) son más visibles: Helvética, Futura, Gill Sans, Rockwell, son las opciones clásicas.

Si vas por unas fuentes más modernas puedes considerar: Dsignes, DIN, Droid Sans, Calibri, Antártida Essential, Roboto.

Usar tipografías cursivas (Script) o decorativas (por ejemplo Comic Sans, Electrik, etc ) casi nunca es una buena idea, salvo que se las use para un detalle.

¿Serif o Sans Serif?

Cuando hablamos de familias tipográficas debes saber que las mismas se agrupan según un rasgo característico distintivo, el serif.

El serif es esa “patita” que tienen las letras al final. Y las sans serif, también llamadas de “palo seco”, no las tienen. Te dejo una imagen para que lo veas bien.

usos de la tipografía serif y sans serif o de palo seco

Tradicionalmente en los medios impresos como diarios, libros y revistas, se usa en general tipografías con serif dado que el mismo serif ayuda a la legibilidad y por lo tanto se pueden usar cuerpos más chicos lo que permite más cantidad de texto en el mismo espacio.

Pero en los medios digitales resulta que las tipografías sans serif o de paloseco son más legibles.

En conclusión, es preferible que selecciones alguna tipografía sans serif para tus diapos.

Legibilidad: Tipografía con tamaño preciso

Además de la familia tipográfica en la legibilidad influye el tamaño.

Algunas sugerencias:

  • Títulos: Usa cuerpo 36 a 42
  • Textos: Usa cuerpo 18 a 24

Otro punto que influye directamente en la legibilidad de nuestro texto es el contraste de color entre la tipografía y el fondo.

Si tienes posibilidades de ensayar con un proyector y conoces la sala en la que vas a hacer la presentación, puedes muy bien adecuar el nivel de iluminación que vas a usar y proyectar unas muestras y así confirmas tanto el contraste entre el fondo y la tipografía, sino también el tamaño.

Si no lo tienes, no desesperes, como podrás imaginar hay software casi para todo y puedes chequear el contraste usando alguno de estos:

  • Color Contrast Check: Pones los colores elegidos (ingresar el código hexadecimal) y te da el ratio de contraste. El valor máximo es 21, debes apuntar a conseguir valores superiores a 7.
  • Contras Ratio: Tiene 2 casillas, una para ingresar el color del fondo y otra para la del texto (siempre en sistema hexadecimal) y en el medio un botón que da una puntuación y dice si es correcto y hasta el tamaño ideal de las letras.
  • Contrast checker: Funciona igual que los anteriores
  • Color Safe: Este servicio se distingue de los anteriores en que además del color debes poner la tipografía que propones y el tamaño, por lo que te da una idea más clara.

Ayudas visuales

Uso de checklist, viñetas u otras ayudas visuales. Pero hay otras alternativas a los clásicos bullets. Fíjate en este ejemplo de la plantilla “Lápiz” como destaca 4 puntos usando otros gráficos muy llamativos.

alternativa creativa a los bullet points

Espacios en blanco

Igual que en el diseño de material impreso, el espacio en blanco es muy necesario pues provee espacio para “respirar”. Son como los silencios en la música.

Guía de Diseño del Contenido de tus Diapositivas

1. Cantidad de diapositivas en la presentación
2. El Titulo
3. Divide en secciones temáticas
4. Destaca los puntos importantes
5. Usa imágenes de calidad que ayuden a reforzar la idea
6. Usa tablas, gráficos y/o animaciones siempre que aporten valor
7. Agradecimientos
8. Referencias bibliográficas al final si el tema lo amerita

Cantidad de diapos en la presentación

Minimizar la cantidad de diapos: las menos posibles. El emprendedor Guy Kawasaki sugiere que 10 diapositivas son suficientes para presentar una nueva idea a un inversor.
Tú usas las que necesites pero haz un esfuerzo para mantener el número de diapos lo más bajo posible que te permita dirigirte a tu audiencia.

10 diapositivas son suficientes para presentar una nueva idea a un inversor – Guy Kawasaki

El título

Introducción con gancho: la secuencia Titulo — > problema—> solución suele captar la atención de la audiencia

Divide la presentación

En general la gente trata de meter muchos conceptos en un solo slide, es un gran error. Lo ideal es que cada diapo contenga un sólo mensaje. A lo sumo puede extenderse a 3 o 4 conceptos, siempre entendidos como puntos destacados, no como la transcripción de un texto.

La clave es usar textos cortos, indicativos. En lo posible que cada punto se extienda en un sólo renglón.

Quiero destacar este punto porque una de mis luchas cuando diseñaba presentaciones para clientes era que ellos insistían en transcribir todo, querían que todo lo que decían estuviera en la diapositiva. Y yo los interpelaba ¿Y usted para qué está? Si la audiencia tiene que leer la presentación, el orador sobra…

Destaca los puntos importantes

Si un punto le tiene que quedar claro a la audiencia entonces resáltalo: Usa el color dominante en tu esquema de color, o ponlo en mayúscula, o aumenta su tamaño.

Usa imágenes

Es importante usar gráficos o fotos que agreguen valor a tu presentación, que aclaren una idea o la comuniquen mejor que las palabras. Usa imagines grandes y de buena calidad.

Si tu empresa ofrece productos entonces preocúpate de tener fotos profesionales. Hoy puedes hacer fotos profesionales hasta con un smart phone, pero pone cuidado en el encuadre, la iluminación, el entorno.

Y si tienes que usar fotos de stock, dedícale un tiempo a buscar las que más te convengan, ya no tienes ni siquiera la excusa del presupuesto, recuerda que hemos publicado una extensa guía de dónde encontrar imágenes gratuitas.

Usa tablas, gráficos

Hay tipos de información que se comprende mejor con un gráfico. A veces incluso agrega mucho valor que esas diapositivas sean animadas.

Por ejemplo si eres una investigadora que quiere mostrar a la audiencia la velocidad de propagación de una epidemia, o eres el responsable de ventas de la empresa, mostrar un gráfico de barras o de línea en movimiento puede ser mucho mas claro que mostrar solo números.

Estos casos son candidatos ideales para usar diapositivas animadas.

Agradecimientos

La verdad no cuesta nada agradecer a la gente o institución que te invitó a dar la charla o a la gente que colaboró en ella.

Referencias bibliográficas

Una diapo al final si el tema lo amerita como, por ejemplo, una investigación.

Tres (3) Alternativas a una presentación con diapositivas

Si lo de las diapositivas te parece muy anticuado, no sufras, tienes alternativas más modernas a tu disposición.

  • Thinglink: Te permite subir una imagen principal muy relevante, agregarle hot spots (puntos de interacción) y desde ahí agregar enlaces a otros sitios web y medios de comunicación, videos, audio. Es una solución muy interactiva.
  • LiveBinders: Es otra de las alternativas innovadoras a las presentaciones tradicionales.  Permite crear una carpeta virtual de información o LiveBinder, en la que podemos crear nuestras propias páginas, incrustar vídeos o enlazar a sitios web. Así si compartimos un enlace en la carpeta creada para el tema en cuestión, los participantes podrán utilizarla durante la presentación, así como consultar cualquier otro elemento que proporcionemos in situ en el momento, en respuesta a alguna pregunta de la audiencia. Cool eh! O mejor digo  ¡que chula!
  • Timeline JS: Esta es una herramienta especialmente pensada para hacer líneas de tiempo. Todos los datos deben ser ingresados en una hoja de cálculo en Google Drive. Para que te des una idea de cómo funciona, te dejo abajo un video que muestra todo el proceso.

Donde hacer diapositivas online

Preparar las diapositivas online tiene la ventaja que puedes compartirla con tu equipo y trabajar conjuntamente y así avanzar aún sin estar presentes. Yo lo usaba con mis colegas de la facultad.

  • Google slides: El archivo se guarda en Google Drive y se puede usar online o exportar en diferentes formatos.
  • Prezi: Esta plataforma permite hacer presentaciones muy dinámicas porque trasciende el concepto de slide y usa la pantalla completa para ir produciendo zoom sobre un sector y luego sobre el otro. Muy útil para explorar ideas en grupo.

Conclusiones

Es increíble como ha cambiado la tecnología nuestra forma de trabajar. Tengo en mi oficina un manual de Kodak de 1986 que trata exactamente el mismo tema de esta nota, pero en ¡160 páginas!. Es impresionante la cantidad de gente que trabajaba para poner en marcha una presentación comercial de 30 slides: fotógrafos, revisores, editores, grabación de música, etc, etc. Hoy te arreglas muy bien solita.

Como sabrás si llegaste hasta aquí, herramientas para hacer una presentación con diapositivas no faltan. La mayoría son gratuitas, así que tú solo tienes que poner el esfuerzo y lucirte con tu presentación.

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