Como Desarrollar un Modelo de Proyecto de Prioridades

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nena escribiendo

¿Cómo gestionar las prioridades, los proyectos y el tiempo? Hay un montón de maneras de encarar esto, sin embargo ayer se me ocurrió un modelo interesante que puede ser de utilidad para ti.

Uno de los mayores problemas que tenemos como profesionales independientes es realmente movernos para realizar actividades de marketing específicas. Algunas cosas que queremos hacer, simplemente nunca llegamos a hacerlas.

Y a menudo parece que hay tantas cosas que hacer que es fácil sentirse abrumada/o y empezar a postergar las cosas, sin saber por dónde empezar ni qué hacer.

Nos quedamos estancadas/os y perdemos muchas oportunidades que llevarían a nuestras empresas a nuevas dimensiones. Así que aquí está mi nuevo Modelo de Proyecto de Prioridades:

Proyecto de Prioridades

Toma una hoja de papel y colócala horizontalmente. Crea tres columnas y ponle los siguientes títulos:

  • Columna de la izquierda: Me gusta hacer y participar en
  • Columna del medio: Delego o aplazo
  • Columna de extrema derecha: No me gusta y evito hacerlo

OK, entonces en la columna izquierda, escribes todas las cosas relativas a tu negocio que no sólo disfrutas haciendo, sino también que te mueves para hacerlas. E

sto podría ser, por ejemplo, cosas como el trabajo con los clientes, escribir tu newsletter, trabajar con el sitio web, o el trabajo relativo a los medios de comunicación social.

Ahora, en la columna de la derecha, escribe todas las cosas que no te gusta hacer y tiendes a evitar. Esto podría ser, por ejemplo, cosas como hablar en público, hacer llamadas de seguimiento, llevar adelante las relaciones públicas y llevar la contabilidad.

Por último, en la columna del medio, anota todas las cosas que ya estás delegando (tal vez a una asistente virtual o proveedor de servicios.) Esto puede incluir algunos trabajos administrativos y de mensajes de correo electrónico de atención al cliente.

Esta tabla representa donde te encuentras ahora

cuadro_prioridades1

Tu trabajo ahora es reconfigurar las columnas

En la columna de la izquierda sólo quieres las cosas que son tareas de alta prioridad o los proyectos que no puedes de ninguna manera delegar en estos momentos. Pero también necesitas identificar cualquier cosa que realmente puedes delegar, como el trabajo del sitio web.

Mueve todos los artículos delegables a la columna central y márcalos con un círculo.
Después consulta en la columna de la derecha la lista de todas las cosas que no te gusta hacer.

Tú puedes hacer tres cosas con los elementos de esta lista. Puedes delegarlos, los puedes aplazar o puedes aprender a gustar de ellos.

Veamos un ejemplo: Realmente no te gusta la contabilidad, sin embargo tiendes a hacerla. No es un gran uso de tu tiempo. Así que muévela a la columna central y pone un círculo alrededor de ella.

No te gusta hacer relaciones públicas, pues realmente no lo ves como una prioridad importante. Esto es algo que se puede diferir (tal vez en forma temporal, quizá para siempre). Muévela a la columna central y márcala con un círculo.

Además no te gusta hablar en público, pero sabes que sería una gran estrategia para hacer crecer tu negocio.

Realmente no se puede delegar y no creo que se pueda aplazar. Así que este punto hay que moverlo a la columna de la izquierda con un círculo a su alrededor.
Ahora tienes un gráfico bastante diferente del gráfico con el que empezamos.

En la columna de la izquierda tienes las actividades que te gusta hacer y no puedes delegar y también algunas que necesitas mejorar.

En la columna central ahora tienes un par de cosas nuevas para delegar. En cuanto a las cosas que aplazar, no tienes que preocuparse por ahora.

Y en la tercera columna tienes – nada! Todo ha sido delegado, diferido o asignado para trabajar.

cuadro_prioridades2

¿Y ahora que hay que hacer?

Bueno, ahora puedes tener un número de cosas nuevas para delegar que están marcadas con un círculo en la columna central. Puedes necesitar encontrar una asistente virtual o de otro proveedor de servicios que haga esas tareas por tí. Puedes crear planes sencillos para que eso suceda.

La columna de la izquierda es un poco más problemática. Claro, tienes una serie de cosas en esa lista que te gusta hacer, y ya lo estás haciendo, así que no hay problema.

Pero también hay una serie de cosas que no te gusta hacer y las estás evitando. Ahora las has aislado con un círculo sobre ellas. Ya no es una lista de tareas abrumadora, puedes trabajar en ellas una a la vez.

Así, por ejemplo, toma “presentaciones y charlas” y haz un proyecto con esa actividad. Hay un montón de cosas que podrías hacer. Puedes incluir los siguientes:

Esto es solo un comienzo, pero creo que entiendes la idea. Si conviertes esto en un proyecto, no sólo en una lista de tareas para hacer, encontrarás múltiples maneras de encarar el tema hasta que comiences a hacer algunos progresos.

Ahora que tienes tu lista puedes emplear la mayor parte de tu tiempo en las tareas de alta prioridad que te gusta hacer, ahorrar un poco de tiempo delegando tareas que otra persona puede muy bien hacer y concentrarte en las pocas tareas en las que necesitas pulir tus habilidades además de luchar contra tu resistencia.

¿Te imaginas cómo se beneficiaría tu negocio y tu vida si todas las prioridades son atendidas según su importancia y no estás nunca atrasada?

¿Cuál es tu plan para gestionar tus prioridades de marketing y proyectos este año?

Por favor comparte tu experiencia con el resto utilizando el formulario para comentarios debajo.

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Robert Middleton de Action Plan Marketing ayuda a los profesionales independientes a atraer más clientes. Por favor visite el site de Robert para leer otros artículos y recursos de marketing.