Como Aplicar Internet en la Empresa

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Con la irrupción de la tecnología Internet en el mundo de los negocios (o al revés, como lamentan los pioneros de Internet) se ha iniciado un proceso de transformación radical en la forma de hacer negocios, incluso de crear y desarrollar las empresas.

Conviene entender en primer lugar de forma clara que Internet es una tecnología.

Dejando aparte las espectaculares noticias de nuevos millonarios, grandes fusiones y absorciones, cotizaciones de acciones por las nubes, etc., Internet es una excelente herramienta para mejorar la operativa de todo negocio, crear nuevos productos o servicios, abrir nuevos mercados y sobre todo, y en definitiva, mejorar los procesos de comunicación empresarial.

Pero como tal, es simplemente un tecnología y no una panacea a los problemas empresariales.

Vamos a examinar de qué forma esta tecnología ofrece posibilidades de desarrollo a una empresa en funcionamiento. Conviene con todo hacer una salvedad.

Este artículo está enfocado a empresas en funcionamiento, las ahora llamadas “tradicionales”.

La tecnología Internet es tan potente que hoy ya es posible crear desde cero empresas basadas únicamente en tecnología Internet; las que se ha dado en denominar “empresas virtuales”.

Convendrá examinar en otro artículo esta opción, probablemente, para descubrir que en el fondo no hay diferencia entre ambos tipos de empresa.

Entrar en Internet

Las tecnologías fundamentales
Cualquier empresa que se plantee entrar en Internet debe tener claro cuáles son las herramientas que ofrece “esto” llamado Internet para aplicarlas correctamente. Existes dos herramientas básicas y fundamentales de las que cualquier empresa ya puede sacar provecho: el correo electrónico y las páginas web.

El correo electrónico
Como en su momento fuera el fax y antes el teléfono, el correo electrónico se está imponiendo como forma elemental de comunicación entre empresas y, también, dentro de la empresa entre empleados.

Supondremos que el lector ya sabe que es el correo electrónico. Cualquier proveedor de acceso a Internet proporciona una o varias direcciones de correo electrónico al contratar sus servicios.

Las páginas web
Más espectacular que el correo electrónico, las páginas web, páginas HTML, sitios web, web corporativos o como se les quiera llamar han conseguido dar a Internet la notoriedad pública que no tenía (Internet es una tecnología desarrollada hace más de 30 años).

Se trata de una herramienta que permite poner a disposición de cualquier visitante que llegue hasta nuestras páginas documentos multimedia (textos y gráficos mayoritariamente). En estos documentos o páginas podemos mostrar información sobre nuestra empresa o nuestros productos y servicios.

El acceso a Internet
Lógicamente el primer paso para entrar en Internet es disponer de acceso a la red. Internet es una red de ordenadores y como tal nuestra empresa deberá conectar los ordenadores a esta red cuando queramos acceder a ella. Y si lo que deseamos es que terceros accedan a nuestra empresa deberemos tener al menos un ordenador permanentemente conectado a Internet.

Los proveedores de acceso y de servicios de Internet proporcionan cuentas de conexión, ya sean conectándose bajo demanda o permaneciendo conectada la red de forma permanente.

En función del uso que queramos que nuestra empresa haga de Internet una conexión por modem es suficiente. Si deseamos o necesitamos hacer un uso intensivo de Internet deberemos contratar una conexión permamente de calidad suficiente (p.e. RDSI o por cable).

El dominio propio
Capítulo aparte merece el tema del dominio propio. Las noticias de ventas de dominios “interesantes” por millones de dólares saltan regularmente a la prensa. Aunque probablemente nunca nos veamos implicados en uno de esos asuntos, si que existe la no tan remota probabilidad de que otra empresa, en algún lugar de nuestro o de otro país, quiera utilizar un nombre de dominio parecido al nuestro.

Conviene pues registrar nuestro propio dominio de forma rápida. Además, el uso de un dominio propio permite tener direcciones de correo electrónico “propias” en lugar de hacer uso de direcciones gratuitas suministradas por los proveedores de Internet (quienes por cierto suelen tener la mala costumbre de fusionarse o cambiar de nombre sin consideración alguna por el dinero que hemos gastado en imprimir esa dirección por todas partes).

El dominio propio garantiza que, independientemente de qué proveedor nos dé acceso a Internet, nuestra dirección de correo y web seguirán siendo las mismas.

Además si nuestra empresa dispone de marcas reconocidas o quiere lanzar un nuevo producto puede usar un dominio con el nombre de ese producto únicamente para promociones o lanzamientos puntuales.

Aplicaciones de Internet en la empresa

Aplicaciones externas
Supongamos que ya disponemos de dominio propio con espacio en un servidor web y tenemos nuestras direcciones de correo electrónico. Lo primero que nos plantearemos es ofrecer información al exterior de la empresa.

El primer uso que se suele hacer de Internet es “poner nuestra página web”. Y como podemos mostrar documentos multimedia para que nuestros clientes los vean, “pues pondremos nuestro catálogo”. La presentación de la empresa y la presentación multimedia de nuestros productos y servicios es la primera aplicación que nos planteamos en relación con Internet.

Además, desde nuestra web podemos ofrecer servicios adicionales a nuestros clientes. Aplicaciones típicas son: instrucciones sobre el uso de nuestros productos, documentación legal o procedimientos estándar de nuestra empresa, también la consulta de stocks, el seguimiento de pedidos, el cobro en línea de determinados servicios o productos, etc.
Cada día son más las ingeniosas aplicaciones de Internet al mundo empresarial.

Análogamente, nuestra empresa puede acceder a otras webs de clientes, competidores, administración pública, etc. para obtener información de todo tipo, iniciar contactos comerciales, realidad trámites administrativos y un sin fin de otras posibilidades.

Según los expertos, el verdadero negocio de Internet no estará tanto en la venta al consumidor final -que por sí sólo representará una cifra inmensa en volumen de negocio- como en la generación de negocio entre empresas. (A vender al consumidor final se le suele denominar e-commerce o business-to-consumer mientras que a las transacciones entre empresas se le conoce como business-to-business o B2B. De nuevo, no deberíamos perdernos en este lío de nombres y sí tener los conceptos claros.)

Otro uso polémico que se hace de Internet es el envío de publicidad de nuestros productos por correo electrónico. De la misma manera que hay empresas, con tan poca gracia comercial, que se empeñan en gastar nuestro papel de fax enviando ofertas no solicitadas, ahora es habitual que esas empresas inunden los buzones de correo electrónico con mensajes no solicitados.

Conviene ser muy cuidadosos con el envío de publicidad no solicitada a nuestros clientes. Este es un tema delicado que aún no está resuelto y nos podemos encontrar no sólo sin las ventas esperadas sino incluso sin clientes.

Como contrapartida a este fenómeno, el envío por correo electrónico de presupuestos solicitados por los clientes, documentación técnica para su discusión, hojas de cálculo, planos, etc. no sólo representa un aumento de productividad de nuestros empleados y de calidad de servicio a nuestros clientes, sino también una reducción importante en el capítulo de gastos de correo y mensajería, teléfono e incluso dietas de viaje. Lo suficiente para compensar los costes de usar esta tecnología.

Aplicaciones internas

De la misma forma que hacia el exterior podemos ofrecer y recoger información y aumentar significativamente la productividad y la rentabilidad del negocio, la aplicación de tecnologías Internet en el interior de la empresa puede traer resultados no menos espectaculares.

Desde aplicaciones tan sencillas como poner a disposición de empleados documentación interna como son normas de la empresa, calendario laboral, etc. al extremo de dotar a todos los empleados de correo electrónico personal tanto para su uso interno como exterior de la empresa, son innumerables las aplicaciones que cualquier empresa puede hacer de Internet en el interior de la empresa, en su propia red local.

Todo este conjunto de aplicaciones internas de la tecnología Internet convenientemente integradas (y sobretodo convenientemente facturadas por un consultor externo) reciben el nombre de Intranet.

Sencillamente, se trata de usar las mismas herramientas de la Red de Redes en nuestra red local, con acceso limitado tan sólo al personal de la empresa y sin conexión de éstas a Internet.

Adicionalmente, cuando se permite que los clientes o proveedores accedan a alguna de estas herramientas internas, por ejemplo para consultar nuestros stocks en tiempo real, se suele usar entonces el nombre de Extranet para este conjunto de aplicaciones.

Sin perdernos de nuevo en cuestiones de nombres, la idea de “Intranet” puede aportar ventajas interesantes a nuestra empresa, especialmente si el número de empleados es elevado, o bien éstos suelen estar mucho tiempo fuera de nuestras oficinas y les dotamos de medios para acceder remotamente a nuestra red mediante el estándar Internet.

En la Práctica

En la práctica, en las empresas en funcionamiento, entrar en Internet suele ser una decisión que se toma de forma poco meditada. Entrar, en principio, es fácil. Lo que ya es más complicado es permanecer en Internet. Crear una página web lleva su tiempo, requiere adquirir ciertas habilidades. Y mantener actualizada una web lleva horas y sobretodo disciplina de trabajo que alguien de la empresa (o de fuera, previo presupuesto, claro) deberá hacer.

De la misma manera que pocas empresas funcionan hoy sin contar con un teléfono, un fax y un ordenador, a la “lista de inversiones” de cualquier empresa hay que añadir ya el dominio propio y la conexión a Internet. Y de la misma manera que cualquier empresa que se crea piensa en hacer un catálogo, ahora debería pensar en preparar su web.

En resumen, toda empresa “tradicional” debería contar ya con unos elementos mínimos “de Internet”. Sin dejarse llevar por las promesas de millones de visitantes y de grandes beneficios por el uso de Internet, no hay ninguna razón de peso por la que una empresa no cuente hoy en día con los siguientes elementos:

  • Dominio propio en Internet
  • Suficientes direcciones de correo en el dominio propio
  • Una presentación web de la empresa bajo nuestro dominio
  • Una descripción de los productos y servicios que ofrece
  • Servicios adicionales de utilidad para clientes y empleados
  • Formación adecuada del personal en el uso de Internet.

Y, claro está, un presupuesto, pequeño si se quiere pero adecuado, para dedicar a esta tecnología que para bien o para mal es de obligado cumplimiento. Después de todo ¿que pensaríamos de un proveedor que nos ofreciera sus servicios y que nos dijera que “él no necesita teléfono porque  trabaja perfectamente por correo postal”?.

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La Arquitecta Silvia Chauvin es editora de Mujeres de Empresa, escribe sobre temas de tecnología y redes sociales.