Como Administrar los Emails Mediante la Utilización de Reglas

Es posible administrar las casillas de correo de forma automática creando lo que se denominan reglas de correo. Una guía paso a paso para ordenar y separar temáticamente tus emails.

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lista de correo

Algunas casillas de correo son una verdadera pesadilla, casi como tener el escritorio lleno de papeles todos mezclados. Pero, al igual que el escritorio, es posible poner orden y separarlos por temática y, lo que es mejor aún, es posible hacerlo en forma automática.

¿Cómo?

Mediante la configuración de reglas, el programa de correo es capaz de clasificar los emails entrantes en diferentes carpetas. Cabe destacar que también puede hacerlo con los emails salientes, pero en esta nota nos vamos a concentrar en administrar el correo entrante.

Cito a Microsoft: Una regla es una acción que Microsoft Outlook realiza de manera automática en los mensajes entrantes y salientes en función de las condiciones que se hayan especificado. Se pueden elegir muchas condiciones y acciones mediante el Asistente para reglas. El uso de reglas te ayuda a estar organizada/o y actualizada/o.

Puedes crear una regla a partir de una plantilla, de un mensaje o usando tus propias condiciones. Cabe destacar que las reglas no funcionan en mensajes ya leídos, sólo se aplican sobre los no leídos.

Qué es una Regla de Correo

Una regla es una acción que el programa de correo (por ejemplo, Microsoft Outlook) realiza automáticamente en un mensaje entrante o saliente cuando cumple las condiciones especificadas en la regla. Se pueden elegir muchas condiciones y acciones mediante el Asistente para reglas. El uso de reglas te ayuda a estar organizada/o y actualizada/o.

Las reglas se dividen en dos categorías: organización y notificación.

El Asistente para reglas incluye plantillas para las reglas que se usan con más frecuencia, que incluyen:

  • Mantenerte organizada/o: Estas reglas te ayudarán a archivar y realizar un seguimiento de los mensajes. Por ejemplo, puedes crear una regla para que los mensajes de un determinado remitente, como por ejemplo Lucía Valdez, que contengan la palabra “ventas” en la línea Asunto, se marquen para su seguimiento, se clasifiquen como Ventas y se muevan a una carpeta denominada Ventas de Lucía.
  • Mantenerte actualizada/o: Estas reglas te notificarán la recepción de un determinado mensaje de alguna manera. Por ejemplo, puedes crear una regla que envíe automáticamente una alerta a tu teléfono móvil cuando reciba un mensaje de un miembro de tu familia.
  • Iniciar desde una regla en blanco: Estas son las reglas que se crean desde el principio.

Hay varias maneras de crear reglas para administrar los mensajes entrantes dependiendo de si partimos de una plantilla, de un mensaje determinado o de acuerdo a tus propios requerimientos.

Vamos entonces a poner ahora “manos a la obra”.

Como Crear una Regla en el Outlook

  • En la ficha Inicio, en el grupo Acciones, haz clic en Reglas y, a continuación, haz clic en Administrar reglas y alertas.
  • Si tienes más de una cuenta de correo electrónico, en la lista Aplicar los cambios a esta carpeta, selecciona la Bandeja de entrada que desees y, a continuación, haz clic en Nueva regla.

Si deseas crear una regla desde una plantilla, haz lo siguiente:

  • En Paso 1: selecciona una plantilla, selecciona la plantilla que desees del grupo de plantillas Mantenerse organizado o Mantenerse actualizado.
  • En Paso 2: edita la descripción de la regla, haz clic en el valor subrayado. Por ejemplo, si haces clic en el vínculo personas o lista de distribución, se abre la Libreta de direcciones.
  • En Paso 1: selecciona condiciones, selecciona las condiciones que desees que el mensaje cumpla para que se aplique la regla.
  • En Paso 2: edita la descripción de la regla, haz clic en uno de los valores subrayados, si todavía no has realizado esta acción, y después haz clic en Siguiente.
  • En Paso 1: selecciona una o varias acciones, selecciona la acción que desees que la regla realice cuando cumpla las condiciones especificadas.
  • En Paso 2: edita la descripción de la regla, haz clic en uno de los valores subrayados, si todavía no has realizado esta acción, y después haz clic en Siguiente.
  • En Paso 1: selecciona una o varias excepciones, selecciona cualquier excepción para la regla y, a continuación, haz clic en Siguiente.
  • Para finalizar, escribe un nombre para la regla que te permita identificarla y después selecciona cualquier otra opción que desees.
    • Si deseas ejecutar esta regla en los mensajes que ya están en una de tus carpetas, lo que es conveniente para probar el funcionamiento, activa la casilla de verificación Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en la “carpeta.
    • Para aplicar esta regla a todas tus cuentas de correo electrónico y a la Bandeja de entrada asociada con cada cuenta, activa la casilla de verificación Crear esta regla en todas las cuentas.
  • Haz clic en Finalizar. Listo

Para crear una regla de acuerdo con tus propias condiciones, acciones y excepciones, sigue este procedimiento:

  • En la ficha Inicio, en el grupo Acciones, haz clic en Reglas.
  • Si tienes más de una cuenta de correo electrónico, en la lista Aplicar los cambios a esta carpeta, selecciona la Bandeja de entrada que desees.
  • Haz clic en Nueva regla.
  • En Comenzar con una regla en blanco, selecciona o bien Comprobar los mensajes cuando lleguen, o bien Comprobar mensajes después de enviar y, a continuación, haz clic en Siguiente.
  • En Paso 1: selecciona condiciones, selecciona las condiciones que desees que el mensaje cumpla para que se aplique la regla.
  • En Paso 2: edita la descripción de la regla, haz clic en uno de los valores subrayados, si todavía no has realizado esta acción, y después haz clic en Siguiente.
  • En Paso 1: seleccione una o varias acciones, selecciona la acción que desees que la regla realice cuando cumpla las condiciones especificadas.
  • En Paso 2: edita la descripción de la regla, haz clic en uno de los valores subrayados, si todavía no ha realizado esta acción, y luego haz clic en Siguiente.
  • En Paso 1: selecciona una o varias excepciones, selecciona cualquier excepción para la regla y, a continuación, haz clic en Siguiente.
  • Para finalizar, escribe un nombre para la regla y después selecciona cualquier otra opción que desees.
    • Si deseas ejecutar esta regla en los mensajes que ya están en una de sus carpetas, activa la casilla de verificación Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en la “carpeta.
    • Para aplicar esta regla a todas tus cuentas de correo electrónico y a la Bandeja de entrada asociada con cada cuenta, activa la casilla de verificación Crear esta regla en todas las cuentas.
  • Haz clic en Finalizar.

También puedes crear una regla directamente desde un mensaje. Por ejemplo, puedes crear una regla para mover los mensajes de cierta persona a una carpeta determinada.

Si deseas crear una regla desde un mensaje, haz lo siguiente:

  • Haz clic en el mensaje para el cual deseas crear una regla; a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Acciones, haz clic en Crear regla.
  • En el cuadro de diálogo Crear regla, activa las casillas de las condiciones que desees. Muchas opciones ya contienen información proveniente de tu mensaje seleccionado.
  • Activa la casilla de verificación Mover el elemento a la carpeta.
  • Haz clic en una carpeta existente o haz clic en Nueva para crear una carpeta nueva para almacenar los mensajes.
  • Para agregar más condiciones, acciones o excepciones a la regla, haz clic en Opciones avanzadas y, a continuación, sigue el resto de las instrucciones del Asistente para reglas.

Sugerencia: Para ejecutar la regla inmediatamente después de crearla, activa la casilla Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en la carpeta de la última página del Asistente para reglas.

Ejecutar una regla manualmente

Si deseas ejecutar manualmente una o más reglas, sigue este procedimiento:

  • En el menú Acciones, haz clic en Reglas.
  • En el cuadro de diálogo Administrar reglas y alertas, deshabilita la regla desactivando la casilla que se encuentra junto a ésta.
  • Haz clic en Ejecutar reglas ahora.
  • En el cuadro de diálogo Ejecutar reglas ahora, en Seleccione las reglas que desee ejecutar, activa la casilla de verificación de la regla que deseas ejecutar.
  • En el cuadro Ejecutar en carpeta, haz clic en Examinar y, a continuación, selecciona la carpeta a la que deseas aplicar la regla.
  • En el cuadro de lista Aplicar regla a, haz clic en la categoría de mensajes a la que deseas aplicar la regla. Por ejemplo, podrías aplicar la regla sólo a los mensajes no leídos de una carpeta.
  • Haz clic en Ejecutar ahora.

Excepciones

Puedes agregar excepciones a las reglas para circunstancias especiales, como por ejemplo cuando un mensaje está marcado con una acción de seguimiento o con importancia alta. Una regla no se aplica a un mensaje si se cumple sólo una de las excepciones especificadas.

Si tienes el Outlook Express, la opción para crear una regla las vas a encontrar en el menú Herramientas. Procedes así: Herramientas>Reglas de Mensaje>Correo>Nueva y a partir de ahí el procedimiento es el mismo que el indicado más arriba.

Conclusiones

Parece difícil, pero si sigues las instrucciones en una ventana y las pones en práctica en otra, enseguida tendrás tu correo configurado de una manera que te permitirá ser más productiva. A medida que te vayas familiarizando con el proceso, irás armando nuevas reglas.

Un problema bastante común que se presenta cuando hay varias reglas es el orden de aplicación, a veces una regla no se aplica porque hay otra primero que indica lo contrario. Si se presenta este problema, analiza los diferentes pasos y modifica la regla o el orden de aplicación de la misma.

¿Te animas a intentarlo? Cuéntanos tus experiencias.