Herramientas de Escritorio Para Emprendedores

by Silvia Chauvin on May 18, 2006

En la nota Ideas de negocios: creatividad surgió la inquietud sobre las herramientas administrativas que necesita un emprendimiento. Si bien cada industria o especialización tiene sus propios requerimientos específicos, hay áreas comunes que nos permiten simplificar el problema. No por casualidad Microsoft tiene un paquete llamado Office. En mi opinión, todo emprendimiento necesita al menos 3 aplicaciones administrativas: un procesador de textos, una planilla de cálculo y una base de datos.

En el citado Office serían: Word, Excell y Access, respectivamente. El procesador de textos porque toda empresa o emprendimiento necesita mandar cartas y todo tipo de comunicaciones con clientes actuales y potenciales. Supongamos que le solicitan una cotización. ¿Cómo la va a mandar? Es probable que si tiene confianza con el cliente y ya intercambiaron información sobre el proyecto, un simple email sea suficiente. Pero suponga que formando parte de su cotización, hay especificaciones técnicas, antecedentes suyos o de su empresa, referidos comerciales, etc. Entonces un procesador de textos se impone.

Además analícelo de ésta manera, con un buen procesador de textos, ahorra en papelería comercial. Si usted contrató a un profesional para diseñar su logotipo y papelería, lo mejor que puede hacer es pedirle que le entregue templates listos para usar. En vez de mandar a imprimir cartas con membretes comerciales, lo que suele ser un problema si usted recién empieza, puede tener un Word (o el software que decida usar) ya listo, con su logo aplicado, con la dirección y otros datos de su empresa ya incluidos y hasta con los estilos marcados. Otro template para fax, etc. Todo listo para usar.

La hoja de cálculo: le permitirá analizar costos, llevar su planilla de cash flow tanto real como proyectada. Y dependiendo de sus necesidades, hasta la puede utilizar como base de datos.

La base de datos le servirá para llevar stocks, como pequeño CRM para tener los datos de sus clientes y llevar una anotación de las acciones comerciales (entrevistas realizas, campañas desarrolladas, nombre de todos los contactos en la empresa, etc), datos de sus referidos y de la persona que se los refirió. Imprescindibles para mantenerse organizada/o. Además, al tener todos los clientes en una base de datos puede organizar fácilmente el envío de emails totalmente personalizados.

Lo siguiente es válido para cualquiera de los 3 software, si es nueva/o en estos temas, investigue un poco los programas, todos tienen plantillas listas para usar que usted puede adaptar a sus necesidades. Por ejemplo el Access viene con templates listos para llevar una agenda, otro para manejar los contactos con los clientes, etc. También puede buscar online. Por ejemplo, si usa los programas de Microsoft, en su web encontrará una sección de recursos para bajar sin cargo

 Entre los recursos disponibles hay templates para los programas mencionados, así como para, por ejemplo Power Point (el programa de presentaciones), viewers que son aplicaciones que le permite a una persona que no tiene esos programas poder abrir y leer el archivo que usted le manda.

Y por último, si a usted le preocupa la impresión que cause su empresa (y debería, aunque usted sea todo el personal que tiene su empresa) no descartaría de ninguna manera una aplicación tan dúctil como el Adobe PDF. Imagine la siguiente situación, usted preparó una presentación para un potencial cliente que incluye antecedentes suyos, hojas de cálculos con su logo, la propuesta tipeada en un procesador de textos que tiene su logotipo y una tipografía especial. ¿Qué sucede cuando la envía al cliente y este no tiene la tipografía? Sencillo, su hermosa presentación se ve toda desparramada, la presentación ya no se ve profesional. ¿Cómo solucionarlo? Muy fácil, en vez de mandarle el documento y arriesgarse a que el cliente no lo tenga o lo abra mal, usted le envía un PDF del mismo.

El PDF (Portable Document Format o Documento de formato portable) es un documento mucho más liviano que el suyo (más fácil de mandar por email) y conserva todo el diseño. El cliente solo necesita tener el Acrobat Reader, una aplicación gratuita que prácticamente todos tienen. Y usted necesita el que su procesador de textos tenga un botón que diga : Convert to Adobe PDF. Si su programa no tiene esa facilidad instalada, una posibilidad es usar este servicio online: http://www.pdfonline.com/index.htm

Para finalizar, me he referido brevemente al mínimo software que se necesita para la parte administrativa de cualquier emprendimiento. Hay alternativas sin cargo para estos software tanto en aplicaciones de escritorio (programas de funcionan en su computadora) como interesantes aplicaciones de escritorio online (excelente para quienes estamos de un lado para otro) que exploraremos en otra nota.

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Mirta Núñez May 18, 2006 at 11:11 pm

Muy clara la nota. Yo, de las 3 herramientas que nombrás, sólo uso el Word.
Para todo lo demás, uso un progama enlatado, especialmente diseñado para las necesidades de un Estudio Jurídico (LEGAL SOFT) que allá lejos y hace tiempo, cuando aún funcionaba sobre D.O.S. pagué u$s 560.- Sucede que es muy fácil de manejar y tiene TODO lo que puedo necesitar. Muchos colegas míos llegaban a armar algo parecido pero con mucho más trabajo.

gaby vallesilla September 13, 2010 at 10:44 pm

Espectacular!
Magnifica la informacion que nos brindan a emprendedores principiantes.

Estudios Juridicos July 18, 2011 at 10:11 pm

Creo que hoy en dia se utilizan todas…. y algunas mas. Avanza tan rapido que uno se queda un poco con lo que usa y nada mas.

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