10 Tips Para Dominar El Email y Ser Más Productiva

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emprendedora entusiasta compartiendo sus secretos para el éxito

Hay dos tipos de personas en este mundo. Por un lado está la que navega entre sus emails con ferviente determinación, tiene carpetas para organizar los distintos tipos de emails y puedes estar segura de que recibirás una respuesta en el término de unas pocas horas. Nada le causa más satisfacción que un bandeja de entrada que diga “No hay nuevos emails”.

Y está el “otro tipo” de persona, ya sabes a que me refiero. Hay un motivo por el que Gmail ha puesto una casilla de búsqueda y es para ese tipo de personas.

Una vez que tu bandeja de entrada superó los 1000 emails, entras en un club de elite. Ya puedes esperar sentada una respuesta de este tipo de personas. Le mandas uno, dos, tres, diez emails hasta que se decide contestarte.

Si perteneces al segundo tipo de personas, estos truquitos y consejos te pueden ayudar a organizarte y hacer tu vida más fácil.

Como Dominar el Correo Electrónico y Ganar Productividad

1. Deshabilita las notificaciones

Las constantes notificaciones de emails entrantes te distraen y perjudican tu productividad. Deshabilita esas notificaciones en tu pc y en tu smartphone y destina unos bloques específicos de tiempo a lo largo del día para revisar y contestar los emails.

De esta manera vas a estar más enfocada en responder los emails y es más probable que respondas más eficientemente.

2. Usa la regla del 1 click

Esto solo funciona si primero sigues la regla anterior y destinas períodos específicos de tiempo para atender el email. Cuando haces click sobre un mensaje haz una “cuestión de honor” abrir el email solo una vez. Luego de abierto, respóndelo, reenvíalo, bórralo o archívalo.

No hagas click sobre el email para abrirlo, mirarlo, cerrarlo y luego seguir abriendo otros emails. Un (1) solo click por email.

3. Cancela el envío de un correo

A todos nos ha pasado alguna vez. Haces clic en “enviar” y un momento después se te para el corazón. No te alarmes, puedes deshacer el envío de emails en Gmail.

Para activar esta opción, haz clic en el icono de la rueda dentada que está arriba a la derecha y, a continuación, selecciona Configuración (Settings), ya en la pestaña General desplázate hacia abajo hasta encontrar “Deshacer Enviar” (Undo sent) y selecciona “permitir “. Una vez activado, te pedirá que decidas la cantidad de tiempo que quieres que el email esté demorado.

Una vez activada la opción, cuando envíes un email verás una barra amarilla en la parte superior de tu Gmail que le ofrecerá, durante el período de tiempo que hayas seleccionado, la opción de “deshacer” el envío de tu mensaje. Si haces clic en “deshacer”, tu mensaje estará disponible de nuevo para ser editado.

Que el email NO te consuma el día. 10 Tips para dominarlo Clic para tuitear

4. Utiliza los atajos de Gmail

Ok, tal vez sólo puedes ahorrarte unos segundos por vez, pero los atajos de Gmail son divertidos de usar! Tienes que asegurarte de tener habilitado estos accesos directos en la configuración de Gmail.

En principio, Gmail, como todo software,  ya tiene atajos de teclado, pero hay algunos más específicos que hay que habilitar.

Para ello ve a Ajustes > General > Atajos de teclado y actívalos. Recuerda de guardar los cambios, el botón está debajo de todo, un poco escondido para mi gusto.

Algunos de estos atajos son:

  • Tecla C: crear nuevo mensaje
  • Tecla D: crear mensaje en nueva pestaña/ventana. Ideal cuando quieres escribir un correo largo.
  • Tecla R: responder mensaje
  • Tecla A: responder a todas las personas que están en copia en el mensaje
  • Tecla F: reenviar el mensaje
  • Mayúcula + cualquiera de las teclas anteriores: abre una nueva ventana para realizar las acciones.
  • Tecla E: archiva el mensaje
  • Tecla !: marcar como spam, aunque Gmail tiene un muy buen filtro anti-spam.
  • Tecla #: mandar mensaje a la papelera.

 

Es útil tener una lista de estos accesos directos a mano en tu escritorio o área de trabajo hasta que te acostumbres.

5. Los puntos (.) y el signo “+” no significan nada para Gmail

Si tienes un punto (.) o un signo + en tu dirección de email, técnicamente no hace nada. Lo que quiero decir es que si tienes que enviar un email a m.i.e.m.p.r.e.s.a.@gmail.com, puede muy bien enviarlo a miempresa@gmail.com que es lo mismo. Sin embargo, de acuerdo a un post del equipo de Gmail, puedes utilizar esos signos para armar filtros muy específicos.

6. Para buscar adjuntos (attachments)

attachment_iconSi quieres encontrar un email que sabes que tiene un documento adjunto, puedes apurar la búsqueda pidiéndole que te muestre sólo resultados que contengan adjuntos.

Para ello escribe en la caja de búsqueda la frase “has:attachment”.

!Listo!

 

 

7. Actualiza tu estado en Facebook mediante el email

He aquí un truquito que no sabía. Cada uno tiene su propia dirección de correo electrónico en Facebook. Puedes encontrar la tuya abriendo la página Configuración de Facebook y a continuación, elije Móvil (Mobile). Ten en cuenta que tienes que poner tu número de teléfono celular y activar el servicio de mensajes de texto para que funcione.

Una vez configurado, puedes iniciar un nuevo correo electrónico, deja el cuerpo del correo electrónico vacía y escribe tu estado en la línea de asunto (subject). Incluso puedes adjuntar una foto o un vídeo y la línea de asunto se convertirá en el pie de foto.

8. Usa Plantillas

Si escribes los mismos mensajes de correo electrónico una y otra vez, porque por ejemplo recibes muchas veces las mismas preguntas, es el momento de armar algunas plantillas con respuestas preparadas.

En Outlook, puedes guardar un correo electrónico como plantilla haciendo clic en Archivo> Guardar como plantilla> Outlook. Cuando estés lista para usar la plantilla, tienes que ir a Nuevos Artículos> Elegir formulario y buscar en tus “Plantillas de usuario en el sistema de archivos” para ver la plantilla que has guardado.

En Gmail, primero deberás habilitar esta configuración haciendo clic en el icono de la rueda dentada (Ajustes)> Laboratorios> Haz clic en “Activar” en “Respuestas enlatadas” (Canned Responses).

Cuando deseas guardar un correo electrónico como plantilla, haz clic en el “Más Opciones” que está en el triángulo que apunta hacia abajo en la barra de herramientas en la parte inferior del mensaje de respuesta. Selecciona “respuestas enlatadas”> “Nueva Respuesta enlatada” que se encuentra debajo de Guardar en el menú que aparece. Escriba el nombre que desees para la plantilla y haz clic en guardar.

respuestas_enlatadas

Cuando deseas utilizar la Respuesta enlatada guardada, crea un nuevo correo electrónico, haz clic en el triángulo que apunta hacia abajo de nuevo y seleccione la plantilla deseada en Insertar.

9. Agrega el ícono de mensaje no leído

¿Cuántas veces te preguntas cuántos emails te quedan por leer? No puedes estar abriendo el correo a cada rato y ponerte a contar los mensajes no leídos…

Vuelve a la ruedita dentada que está arriba a la derecha y selecciona Configuración (Settings) y luego Lab, una vez allí busca Icono de Mensaje No Leído (Unread message icon) y guarda los cambios. Una vez instalado, te aparecerá el número de mensajes no leídos al lado del Icono de Gmail.

10. Encuentra y borra los emails que ocupan más lugar

Bueno cuando te dispones a optimizar el rendimiento de tu equipo tratas de borrar primero los archivos más grandes que ya no necesitas, con el email es lo mismo, el problema es encontralos para enfocarte primero en esos.

La web www.findbigmail.com te ayuda a encontrar los correos que más espacio ocupan en tu Bandeja para que los puedas borrar. Así de fácil.

find_big_emails_to_cleanup

Hay más trucos y tips para dominar tu casilla de correo, pero estos son los fundamentales y si los vas adoptando uno a uno, en poco tiempo podrás gestionar tu correo electrónico mucho mejor y tu productividad se verá recompensada.

¿Responder a los correos electrónicos te consumen el día? ¿Qué consejo te gustó que no sabías? ¿Tienes otros consejos o trucos para compartir? Por favor déjalos debajo en la sección comentarios.

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La Arquitecta Silvia Chauvin es editora de Mujeres de Empresa, escribe sobre temas de tecnología y redes sociales.