Autorespondedores
¿Qué es un Autorrespondedor? ¿qué ventajas tiene? ¿qué funciones tiene? Intentaré dar respuesta a estas preguntas a lo largo del presente artículo.
Uno de los objetivos perseguido por toda persona de negocios en Internet es la automatización de los sitios, es decir, que las cosas funcionen por si solas de tal forma que los recursos disponibles de la empresa se puedan dedicar a otras funciones.
Pues bien, los autorrespondedores nacen con la intención de automatizar determinadas funciones repetitivas que se producen en la comunicación vía email con los clientes o prospectos.
Un Autorrespondedor se podría comparar con un contestador automático, al cual se le programa con el mensajes o mensajes adecuados y salta siempre que reciba un determinado email. He dicho un determinado email ya que no todos los emails que una empresa reciba van a ser respondidos por un autorrespondedor, eso va a depender del grado de automatización que usted quiera dar a su sitio. De tal forma que cuanto mayor sea el grado de automatización, es decir, cuantas más direcciones de correo electrónico estén dirigidas hacia un autorrespondedor, mayor será el grado de automatización del sitio.
Las ventajas que tiene el uso de un autorrespondedor son las derivadas de poner en piloto automático determinadas funciones repetitivas en su empresa, del tal forma que pueda hacer una reasignación de los recursos humanos disponibles en su empresa, dar una imagen de eficacia al responder a los mensajes de sus clientes o prospectos inmediatamente así como es posible realizar un seguimiento a los clientes enviándoles emails cada cierto tiempo.
Un autorrespondedor se puede utilizar para muchas cosas entre las que se podrían citar:
- Enviar un ejemplar de su newsletter a todas aquellas personas que lo soliciten.
- Enviar artículos a todas aquellas personas que lo soliciten.
- Enviar emails de confirmación de compras, altas en newsletters, etc..
- Ofrecer información institucional sobre su empresa a los medios de comunicación.
- Información sobre sus productos o servicios así como sobre el precio que dichos productos o servicios tiene.
En fin, se puede utilizar para todas aquellas tareas de comunicación que usted considere susceptible de ser automatizadas.
Ahora bien, a la hora de contratar los servicios de una autorrespondedor (los cuales los suelen ofrecer su IPS) ha de tener en cuenta los siguientes elementos:
- El autorrespondedor que utilice no ha de tener un limite de palabras por mensaje ya que es posible que su mensaje supere dicho limite y se vea obligado a condicionar el mensaje al limite establecido de palabras.
- Ha de permitirle el acceso para cambiar el mensaje o mensajes a cualquier hora del día y de la noche así como ha de permitirle total libertad para modificar el mensajes o mensajes cuantas veces desee sin cargo adicional alguno.
- No ha de tener activada la función de palabras claves, es decir, hay autorrespondedores que exigen que determinados campos (por ejemplo, el campo asunto) estén completados para poder aceptar en mensaje. Este apartado es importante ya que con frecuencia la gente se olvida de rellenar el campo asunto y si el autorrespondedor tiene activada esta función, el mensaje no les llegara y por lo tanto habrán perdido a un cliente o potencial cliente.
- Con el fin de personalizar el mensaje de respuesta enviado por el autorrespondedor, ha de tener la capacidad de poder extraer el nombre del remitente.
- Ha de permitirle escribir distintos mensajes con el fin de poder automatizar distintas parte de su sitio; del tal forma que no hay un único autorrespondedor sino varios, con distintos mensajes cada uno de los cuales tendrá un dirección de correo electrónico determinada.
- Ha de tener la capacidad de enviar a su buzón de entrada cada email recibido, con el fin de leer el mensaje y poder ampliar la respuesta en caso de que la respuesta enviada por el autorrespondedor no sea todo lo completa o profunda que usted desearía.
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