Metodología para reuniones que funcionan: los espacios abiertos

¿Has escuchado hablar de los espacios abiertos? Se trata de una metodología para manejar reuniones o lograr resultados donde más de una persona participa.

La metodología de los espacios abiertos se basa en 4 reglas.

• 1. La reunión comienza cuando comienza
• 2. La reunión termina cuando termina
• 3. Todos los que están son los que necesitan estar
• 4. Cada quien escoge como participar

Algunas personas que han participado en talleres de Espacios Abiertos.. me comentaban  “Calambre (o choque) de Libertad” (no se como traducirlo). El tema es que una que es más estructurada, se pone nerviosa cuando las cosas no suceden como esperaba.

Hasta ahora la he probado en dos oportunidades y los resultados son bien impresionantes.

Te cuento…

Al día siguiente fui a una reunión de directorio donde llevamos 6 meses discutiendo el plan estratégico.

Ni te cuento el desastre… los egos, los razonamientos, la perdida de tiempo, las discusiones útiles e inútiles, pero sobretodo la grandísima frustración que sentimos todos.

Estamos totalmente estancados. Me di cuenta de que yo estaba totalmente precondicionada a una reunión improductiva, cuando comencé a separar lo que YO estaba pensando y sintiendo de lo que en realidad estaba pasando.

En primer lugar, había dos nuevos miembros del directorio. Esta es una organización cultural sin fines de lucro. Solo somos dos directores del mundo empresarial, y a veces estamos que ¡gritamos con el desorden! Pues el otro me llamó justo antes a decirme que no iba a ir. Me dio una excusa, pero yo presentí que realmente estaba harto y frustrado. Allí me di cuenta de la 4ta regla: cada quien escoge como participar. Yo he podido escoger ir o no ir, callar o hablar… El escogió no ir. 

Llegué un poco tarde, no encontré mis anteojos ni las llaves de la casa porque acababa de ir a buscar el auto al taller. Me molesta llegar tarde pero allí me di cuenta de las reglas 1 y  4. Yo llegué 4 minutos tarde, cosa gravísima aquí, pero el resto ha podido comenzar sin mi. Como estaba acostumbrada a que nos pasamos horas discutiendo en vano y no quería que esto pasara puse una alarma en mi celular para irme en dos horas… y pensé, sencillamente me levanto y me voy. 

Al sentarme estaba el resto del directorio amenamente conversando sobre el viaje de una colega. Yo inmediatamente me puse en alerta: ¡otra vez perdiendo el tiempo! Pero recordé la regla 1. La reunión comienza cuando comienza, no cuando todos están presentes. Así que dejé que fluyera la conversación y la gerente comentó que dos directores no iban a poder venir. Recordé la tercera regla: los que están son los que se necesitan.

Comencé a observar como intercambiábamos opiniones, y como el dejar que se hiciera la discusión a la manera de la mayoría permitía que colaboráramos mejor. Cada quien había preparado un documento. Comenzamos con una página que era el documento más corto, y nos enfocamos a hacer modificaciones. Trabajamos con mucha fluidez, ¡y resulta que terminamos en 45 minutos!  Yo recordé la segunda regla: la reunión termina cuando termina. Así que algunos se fueron a un evento o otros nos despedimos.

Ahora bien, estas fueron mis reflexiones mientras regresaba a casa: nadie se molestó, cada quien participó como quiso, y se logró establecer un plan estratégico, que yo llamaría intención más que plan, pero que el grupo aceptó como válido.

Estas son mis reflexiones para ti: ¿Cuánto tiempo se pierde en excusas o esperando a alguien para comenzar una reunión, o asegurándose de que todos participen o que estén informados? Y ahora vamos a la fluidez, ¿por qué pensamos que cada individuo es tan importante?

El método de espacios abiertos es interesante por eso. Cada quien asume como participar, se reduce o elimina el tiempo perdido en excusas, falsos involucramientos y egos. Se avanza mucho más rápido y con mayor fluidez y, lo más importante, los que están allí, lo están porque quieren.

Espero que puedas probarlo y ver si te ayuda.

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